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「貸し会議室を予約したけど、当日利用したい設備や備品が整っていなかった」という経験はありませんでしょうか？
貸し会議室は会場によって設備や備品が異なり、レンタルに不慣れな場合は必要な備品や確認事項が分からないこともあると思います。
そこで今回は貸し会議室を利用する際の設備や備品のチェックポイントをご紹介します。

机・椅子
会場に用意されていることがほとんどです。
ホールや展示会場等は用意されていない場合があるため、事前に確認しましょう。
また、長時間の利用は座り続けていると疲れが出やすいため、背もたれがあり座り心地の良い椅子がある会場を選びましょう。

ホワイトボード・マーカー
会場に用意されていることが多い備品の一つで、書き込みが多い場合は複数色のマーカーがあると便利です。
狭い会場ではスクリーンが設置できないため、ホワイトボードにプロジェクターを投影することもあります。

司会台・演台
講演やプレゼン、司会等をする際にパソコンや資料を置くことが出来ます。
キャスターや配線ホール、棚板付きなどの種類があり、卓上のコードや資料もスッキリ整理できます。

インターネット
オンライン会議等、インターネット利用が必須の場合は環境が整っているか確認しましょう。
回線が混んでいると通信が遅くなる場合があるため、ポケットWi-Fiを持ち込むと安心です。

マイク・アンプ等の音響機器
大きな会場は声が通りづらいためマイクを利用する機会が増えます。
参加者が発表する等、複数の場所で利用する場合は無線マイクを選びましょう。また、マイクは混線する可能性があり、持込を禁止している会場があるため注意が必要です。

プロジェクター・スクリーン等の映像機器
ケーブルの端子が持込機器に対応していない場合があります。事前に確認し、対応していない場合は変換器を用意しましょう。
また、電気を付けたままで使用したい場合や、文字やグラフなどの情報を鮮明に映したい場合は、3,000ルーメン以上の明るさに対応したプロジェクターがおすすめです。

案内板
参加者が迷わないように会場側で用意してくれることが多いため、事前に掲示場所を確認しましょう。
また、社名非掲載の場合、同様の利用用途が複数開催されていると参加者が会場を間違えてしまう可能性があるため注意が必要です。 

電源タップ・延長コード
大きな会場を予約した場合は電源コンセントから離れた場所で利用する場合があります。
また、パソコンを利用した研修などは複数の場所で電源が必要になるため、コンセント位置や延長コードの有無を確認し必要があれば持込しましょう。

レーザーポインター
資料の中で強調したい部分を示すことができるため、会議やプレゼンで重宝されています。
パソコンと併用して使用することが多い場合は、レーザーポインターのボタンでスライド操作できるマウス機能付きを選ぶとよりスムーズな進行が可能です。

複合機
「資料を用意したけど足りない」、「会議後すぐに資料を渡したい」等、配布物がある場合は複合機がある会場を選ぶと安心です。
有料オプションとして貸出している場合があるため事前に確認しましょう。

 文房具類
受付や会議のメモを取る際に必要になるため筆記用具を用意しておきましょう。
荷物の返送等がある場合はガムテープが必要になりますが、会場に用意がない場合があるため持込すると安心です。 

弁当・飲み物
提携会社以外のケータリング業者をお断りしている会場もあるため、飲食可能か自身で持込やゴミの廃棄を依頼できるか確認しましょう。
ケータリング業者によって最低注文個数や金額が異なりますので、メニュー等見比べて予算や用途に合わせて選びましょう。

 

以上、貸し会議室に必要な設備や備品をご紹介しました。
自社で機材を用意するとコスト削減に繋がりますが、使用する機材が多い場合は準備が大変になります。準備するものが多い場合は負担軽減のため、レンタルの利用を検討されてはいかがでしょうか。

オフィスパークではセミナーや会議、研修等に必要な備品を取り揃えております。
ご予約前の見学も可能ですので、ご希望の場合は弊社までご連絡くださいませ。

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