企業の成長に欠かせない「人材育成」その中心となるのが研修です。新入社員研修、スキルアップ研修、マネジメント研修など、目的に応じた研修を定期的に実施する企業は年々増加しています。しかし、社内に十分なスペースがない、集中できる環境が整っていない、あるいは拠点が分散しているなどの理由から、外部の貸し会議室を活用するケースが急増しています。
特に注目されているのが「月単位」での貸し会議室利用。この記事では、月単位貸しのメリット、利用の流れ、注意点、そして選び方のポイントまで、徹底的に解説します。
貸し会議室は最寄り駅の近くに立地していることが多いです。
遠方からの参加者がいる場合は、東京・名古屋・大阪などの主要駅に近い場所の会議室を利用すれば迷わずに到着できます。
また、駅近くにはホテルなどの宿泊施設も多いためお部屋の確保がしやすく、宿泊を伴う研修の際も会場を選びやすいでしょう。
利用人数が多い場合、社内スペースで確保できない場合があります。
貸し会議室なら数人から数百人収容可能な会場があるため利用人数に合わせた会場選びが可能です。
また、同フロアに複数会場がある施設は研修内容によって会場を分けることもできます。
貸し会議室では会議だけではなくセミナーや説明会等の利用も多く、机や椅子は基本設備に含まれているため、事前に準備する必要はありません。
映像機器や音響設備が一式揃っているのでプロジェクターやモニター、マイクなど必要な場合は必要な時だけレンタルしましょう。
備品は施設側で設置してもらえることが多く、当日会場に着いてすぐ利用できる環境が整っています。
また、インターネット環境が整った会場を選べば、オンライン研修にも対応できます。
研修内容によってレイアウトを変更したい場合、1日単位で借りるとレイアウトを都度変更しなければならない場合があります。
その点、月単位で借りる場合はその期間中そのままのレイアウトを維持することができます。
また施設によっては研修内容に応じてパーテーションを貸出して部屋を区切ることができたり、最適なレイアウトを提案してくれます。
研修に不慣れな場合でも経験豊富なスタッフがフォローしてくれるので安心です。
貸し会議室は1日単位だけではなく、長期間利用が可能なことをご存知でしょうか？
長期利用の場合、1日単位で予約するよりも1時間当たりの料金が安くなる場合があります。
1ヶ月～3か月の利用の場合は通常料金より30％～50％お得になるケースが多いです。
また、賃貸の場合は1年以上の契約や保証人なども必要になりますが、貸し会議室は簡易的な審査が多く、数週間から数カ月だけの利用が可能です。
賃貸に比べ仲介手数料・敷金・礼金・保証金などの初期費用や水道光熱費を抑えることができるため、コストの削減に繋がります。
長期利用プランの料金についてはホームページに謳っていない場合もあるため、問い合わせをして確認しましょう。
まず初めに、会場の立地条件を確認します。公共交通機関を利用する場合や、車やバスで参加する場合も考慮して研修の参加者たちが迷わない場所であることが大切です。
特に遠方からの参加者がいる場合は、主要駅から徒歩5分～10分ほどの場所を選ぶのがおすすめです。
また、研修は長期にわたる場合が多いため会議室の近隣の環境も考慮しましょう。カフェやコンビニが近くにあると、休憩やランチなどに便利です。
貸し会議室は人数に応じて会場が選択できます。研修人数に対して十分な広さがあるかは重要な要素です。
研修人数に対して十分な広さがないと、研修自体スムーズに行えないだけではなく、参加者にとって窮屈さを感じさせ集中力の欠如に繋がります。
また、希望のレイアウトが実現可能かどうも事前に確認しておく必要があります。レイアウトを変更すると収容人数が変わる場合があります。
レイアウトの柔軟性と、参加人数に応じた広さを選ぶことは研修を成功させるのに重要な要素となります。
プロジェクターやモニター、マイク、ホワイトボードなど必要な設備が整っているかも重要です。多くの施設では無料Wi-Fiが完備されていますが、無料でない場合もありますので確認が必要です。
また、コンセントの数や位置も意外と重要です。事前に会場の見学などを行い、延長コードが必要か予定していたレイアウトを変更するなどの対応が必要になります。
設備も無料の場合と有料の場合がありますので、会場費のみでなく設備の料金も確認しておきましょう。
賃貸利用と異なり、会議室は利用時間が制限されている場合が多いです。研修を行いたい時間と、準備や片付けの時間も含めて希望している時間で利用できるかどうか確認しておきましょう。
また施設によっては土日祝は利用不可という場合もあります。土日祝に研修を行わなかったとしても、その間自身で持ち込んだ資料や研修に必要な備品などを保管してもらえるかも重要です。
利用当日に不測の事態が起こり予定時間に終わらない場合もありますので、利用時間の延長が可能かどうかも事前に確認しておくと安心です。
会議室は受付常駐の施設と、無人の施設とに分かれます。利用する施設にスタッフが常駐しているかどうかも確認しておきましょう。
利用中にトラブルが発生した際、対応してもらえるかどうかは会場を選ぶ上で重要です。多くの場合、スタッフが常駐する施設より無人の施設の方が利用料金が安くなります。
ただ、研修に不慣れ場合トラブルが発生した際の対応を自身で行わなければならなくなるため、スタッフが常駐しサポートしてくれる施設を選ぶことをおすすめします。
また、施設内に資料コピーのサービスがあるか、飲食の提供があるのかも確認しておきましょう。
利用日時や人数が決まったら会場を探します。
候補となる施設に問合せ、空き状況の確認や見積もりを依頼しましょう。
研修で利用したいレイアウトなどがある場合は、そのレイアウトが可能かどうかも重要なポイントです。
また、予約前に見学をしておくと開催当日のイメージもつきやすく、会場を絞りやすくなります。
利用用途や希望レイアウトを伝え、必要備品・設備に漏れがないか打ち合わせをします。
施設毎に入室時間や利用方法が異なるため注意が必要です。
また、キャンセル料はいつから発生するか事前に確認しておきましょう。
施設によっては鍵を借りて荷物等の管理を任せてもらえる場合もあります。
研修期間中の資料なども自身で管理できれば安心して借りることができるので確認してみましょう。
後日支払いや当日清算が可能な場合もありますが、利用前に料金を支払うのが一般的です。
支払方法は銀行振込やクレジットカード決済等、施設ごとに異なりますので確認して期日までに支払いましょう。
キャンセルの可能性が高い場合は支払後の返金対応について確認しておく必要があります。
入室したら注文した備品や空調が問題なく利用できるか確認します。
備品は当日設営されていることが多いですが、トラブル時は施設担当者へ連絡しましょう。
利用後は共有部やビル出入り口に人溜まりが出来ないよう参加者に案内してください。
最寄り駅から徒歩5分以内にあり、遠方からお越しの方も安心してご利用いただけます。
4名～150名までの様々な規模の会議室があり、研修だけでなく面接や会社説明会にもご利用いただけます。
電話1本でご要望に沿った会場やオプションをご提案いたします。
会場探しや空き状況を調べるのが面倒、貸し会議室利用が初めてで詳しい人に相談したい等、困りごとがあれば経験豊富なコンシェルジュへお気軽にご相談ください。
時間単位のご利用だけでなく、数週間～数カ月にわたる長期利用が可能です。
長期利用の場合、ご予算などお伺いし料金のご相談も受け付けております。
準備から後片付けまで行い、会場に着いたらすぐ利用できる環境を整えています。
持込予定の備品を忘れてしまった、プロジェクターの調子が悪い等、緊急時はスタッフが駆け付けて対応します。
 |
名駅プレミアホール＆会議室名古屋駅 徒歩3分 |
|---|
 |
名駅カンファレンスセンターご利用に応じて14会場からお選びいただけます。 |
|---|
 |
伏見サカエ22会議室伏見駅 徒歩5分 |
|---|